Behalten Sie den Zertifizierungsstatus Ihrer Lieferanten jederzeit im Griff: Eine Übersicht mit einfach verständlichem Ampelsystem zeigt sofort, wo Handlungsbedarf besteht, und nennt die kritischen Fristen der nächsten Tage. Dazu sehen Sie die letzten Änderungen Ihrer Lieferanten und die neuesten internen Notizen Ihres Teams. Die globale Suche (Strg+K) findet jeden Lieferanten, jedes Dokument und jede Nachricht.
Zertifikat-Management und Audit-Sicherheit
Mit Certiflow verwalten Sie Lieferantenzertifikate, Dokumente und Produktdaten in einer zentralen Plattform als verlässliche Grundlage für Qualitätssicherung, Einkauf und Auditvorbereitung.
Lieferantenportal für einfache Kommunikation
Über das Certiflow-Lieferantenportal laden Lieferanten fehlende Dokumente hoch und füllen Fragebögen aus, ganz ohne Account oder Login. Certiflow erinnert die Lieferanten automatisch, bevor Zertifikate überhaupt ablaufen können.
KI-Datenextraktion & Qualitätsprüfung
Certiflow liest Zertifikate und Laborberichte KI-gestützt aus, gleicht Laborwerte mit Ihren individuellen Spezifikationen ab und stellt Spezifikationen und Analysenzertifikate als aktuelle PDFs für Kunden und Lieferanten bereit.
Certiflow vereint Zertifikatsmanagement, Lieferantenkommunikation und Qualitätsprüfung in einer Plattform: für Qualitäts-, Einkaufs- und Nachhaltigkeitsteams, die Nachweise zu Standards und Vorschriften wie IFS, BRC, Bio, PPWR und EUDR lückenlos und audit-ready führen.
Checklisten
Checklisten bündeln alle Dokumente und Fragebögen, die für die Freigabe eines Lieferanten, eines Produkts oder einer Bezugsquelle notwendig sind. Für jeden Punkt legen Sie Fristen, eine Karenzzeit und ein Thema fest. Eingehende Nachweise werden den Punkten zugeordnet, strukturiert und nachvollziehbar.
Automatische Erinnerungen
Certiflow fordert fehlende und ablaufende Zertifikate automatisch per E-Mail an, auf Wunsch gebündelt mit den Dokumenten der zugehörigen Produkte und Bezugsquellen. Alle Mails laufen in der Nachrichtenzentrale zusammen: Posteingang, Gesendet, Geplant und Entwürfe, mit dem ganzen Verlauf je Lieferant.
Lieferantenportal
Ihr Lieferant öffnet das Portal über den Link aus der E-Mail. Dort lädt er Zertifikate hoch, füllt Fragebögen aus, bestätigt aktuelle Dokumente, korrigiert seine Stammdaten und legt neue Einträge an. Jede Einreichung landet zur Freigabe bei Ihrem QS-Team.
Digitale Formulare
Mit dem Formular-Editor erstellen Sie eigene Lieferantenfragebögen und Qualitätsformulare. Prüfregeln melden fehlerhafte Antworten schon beim Ausfüllen, Fragen erscheinen nur, wenn sie zutreffen, und freigegebene Antworten fließen direkt in Ihre Produkt- und Lieferantendaten.
Kampagnen
Eine Kampagne schickt eine Mail an beliebig viele Lieferanten auf einmal, ausgewählt über Tags. Platzhalter setzen die Daten jedes Empfängers ein. Vor dem Versand sehen Sie eine Vorschau und erhalten auf Wunsch eine Testmail. Der Mailversand kann entweder sofort oder zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgen.
Produktspezifikationen
Laborwerte und Qualitätsparameter werden als Attribute erfasst und verknüpft. Aus einer Vorlage je Zielgruppe erzeugt Certiflow Spezifikationen als PDF im Branding Ihres Unternehmens, für Lieferanten und Kunden, und bewahrt jede frühere Version auf.
Retrospektive Zertifizierung
Sie sitzen bei Ihrem Audit fest im Sattel! Alle Zertifizierungen sind revisionssicher historisiert und jederzeit retrospektiv abrufbar. Das Protokoll zeigt für jeden Lieferanten und jedes Produkt, wer wann was geändert, geprüft oder freigegeben hat.
ERP-System-Integration
Certiflow übernimmt Lieferanten, Produkte, Bezugsquellen und Chargen aus GUS-OS und WinAB. Das ERP meldet Änderungen sofort und liest den Freigabestatus aus Certiflow zurück, andere Systeme liefern ihre Daten per Import. Interne Benachrichtigungen gehen an Mattermost oder Google Chat.
KI und Automatisierung
KI-Datenextraktion
Certiflow liest Zertifikate und Laborberichte aus PDFs und Bildern per KI aus. Ablaufdatum, Laborwerte und weitere Angaben werden zu strukturierten Feldern, jeder Wert mit einer Konfidenz. Die Übernahme in Ihre Daten ist ein eigener, protokollierter Schritt.
Prüfpläne & Analysenzertifikate
Prüfpläne vergleichen gemessene Laborwerte automatisch mit der Spezifikation oder mit festen Grenzwerten und zeigen jede Abweichung. Manuelle Prüfpunkte, etwa zur Sensorik, ergänzen sie. Aus den Ergebnissen erstellt Certiflow auf Knopfdruck ein Analysenzertifikat als PDF.
KI-Assistent
Der KI-Assistent öffnet sich neben jeder Seite und weiß, was Sie gerade sehen. Er beantwortet Fragen zu Lieferanten, Dokumenten und Fristen, liest angehängte Dateien und schlägt Änderungen vor. Jede Änderung führt er erst aus, wenn Sie sie bestätigen.
Automatisierungsregeln
Eine Regel beschreibt in Klartext, was mit einer eingehenden Mail oder einem erkannten Dokument geschehen soll. Die KI findet den passenden Lieferanten, liest das Dokument aus, setzt Werte und informiert Ihr Team. Eine Regel läuft entweder als Probelauf, als Vorschlag zur Freigabe oder direkt.
Die Benutzeroberfläche
Übersicht
Produkte & Lieferanten
Für jedes Produkt steht Ihnen eine zentrale Übersicht aller zugehörigen Lieferanten, Bezugsquellen und Chargen zur Verfügung. Der aktuelle Status wird klar und verständlich dargestellt, während alle relevanten Informationen gebündelt an einem Ort abrufbar sind. Einkauf und Vertrieb greifen dabei jederzeit auf Zertifikate und wichtige Dokumente zu, um eine sichere Beschaffung und die schnelle, zuverlässige Bereitstellung von Nachweisen gegenüber Kunden sicherzustellen.
Anforderungs- / Checklisten & Archiv
Certiflow organisiert alle dokumentarischen Anforderungen für Lieferanten und Produkte in Checklisten. Diese enthalten jedes benötigte Dokument, das für die spezifische Einheit (Produkt/Lieferant) erforderlich ist, und eingehende Dokumente werden von Ihrem Qualitätssicherungs-Team einem dieser Checklistenpunkte zugeordnet. Certiflow archiviert diese Dokumente auch für den langfristigen Zugriff und die revisionssichere Zugänglichkeit.
Lieferantenportal
Das Highlight von Certiflow ist das intuitive Selbstbedienungsportal für Ihre Lieferanten: Dokumente können weltweit in Sekundenschnelle hochgeladen werden, fehlende Unterlagen werden automatisch erkannt und per Erinnerungsfunktion nachgefordert. Lieferanten sehen den Status jeder Einreichung und ziehen eine falsche Datei selbst zurück. Das spart der Qualitätssicherung viel Zeit, reduziert manuellen Nachverfolgungsaufwand und sorgt für einen reibungslosen, effizienten Ablauf.
Einrichtung in Ihrem Unternehmen
Der erste Kontakt
Machen Sie den ersten Schritt. Melden Sie sich bei Interesse an unserem Produkt sehr gerne für ein kurzes Gespräch bei uns! Wir sind per Mail oder telefonisch für Sie da.
Wir präsentieren
Wir kommen gerne bei Ihnen vorbei und präsentieren Ihnen Certiflow in jedem Detail. In einem offenen Gespräch können wir über alle Ihre Fragen sprechen und gemeinsam herausfinden, wie Ihr Use-Case für Certiflow aussieht.
Los geht's!
Wir machen ein gemeinsames Kick-Off-Meeting mit allen am Projekt beteiligten Personen, richten Ihnen anschließend das System zum gewünschten Zeitpunkt ein und schulen Ihre Mitarbeiter. Das System steht in der Regel innerhalb einer Woche produktionsfähig bereit. Nach der Inbetriebnahme informieren Sie über die integrierte und automatisierte Onboarding-Nachricht von Certiflow Ihre Lieferanten.
Unser Partner
NordIQ
Digitale Lösungen für nachhaltigen Unternehmenserfolg
NordIQ Consulting ist Ihr Partner für ERP-Beratung, -Implementierung und Digitalisierung. Wir unterstützen mittelständische Unternehmen bei der Einführung von ERP-Systemen, Prozessoptimierung und der digitalen Transformation.
